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ポートフォリオに載せる Office ファイル：見える名前を替えても Word・Excel・PowerPoint に残る前の客の情報

最終更新日：2026 年 10 月 27 日

この記事は、これまでの仕事を Office のファイルで見せるフリーランスや小さな事務所のためのものです。報告書、財務のモデル、提案のスライド、様式やテンプレートを、自分のサイトやクラウドソーシングのプロフィールに載せたり、見込みの客に送ったりする場合です。扱うのは、見せるつもりのもののほかにファイルが運ぶものです。その仕事を見せてよいかどうかは客との契約の問題で、ここでは扱いません。前職や前の案件のテンプレートを使い回すのは逆向きの場面で、前職のテンプレートに残る前の会社の情報の記事にあります。下の例は典型的な場合で、実際の事例を伝えるものではありません。

見本は、一人に送るファイルと何が違うか

客に納めたファイルは、中身を知っている人に届きます。ポートフォリオの見本は知らない人に届き、何年もネットに置かれて、だれでもダウンロードできることがよくあります。ファイルに入っているものは、その一人ひとりが、ふつうの道具で読めます。Office そのもの、ファイルのビューアー、そしてどの .docx・.xlsx・.pptx もそうである .zip です。Microsoft のページ「Office で図をトリミングする」は、トリミングした画像について「画像のトリミングされた部分はファイルから削除されず、他の人に見られる可能性があります。トリミングされた画像がオンラインに投稿されている場合は、検索エンジンを含みます。」と書いています。

見える文字を替えたあとも、客が残る場所

古い文言と、客の担当者

［変更履歴の記録］をオンにしたまま客の名前と数字を替えたなら、元の文字は削除した文字としてファイルに残っています。Microsoft のページ「Wordで追跡された変更を承諾または拒否する」は、「追跡された変更を削除するには、変更を受け入れるか拒否する必要があります。 [ マークアップなし] ビューを選択すると、変更が一時的に非表示になります。」と書いています。納めたファイルには、客の側の作業の跡も入っていることがよくあります。客の担当者の変更履歴とコメントです。Microsoft のページ「ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックの作成者名を変更する」は、「また、[ユーザー名] 設定には、コメントと変更履歴に表示される名前と頭文字が指定されます。」と書いているので、その一つひとつに、書いた客の担当者の名前が付いています。解決済みのコメントは Word の既定の表示では見えません。Microsoft のページ「Wordでのモダン コメントの使用」は、リスト ビューには「アクティブなコメントと解決されたすべてのコメントが含まれます」と書いています。詳しくはWord ですべて承諾したあとに残るものの記事にあります。

プロパティと、客の仕組み

同じ作成者名のページは、Word は新しいドキュメントを作るたびに［ユーザー名］の設定から Author プロパティを入れると書いています。ファイルが客の側で作られたものなら、作成者は客の人です。Microsoft のドキュメント検査のページは、ほかに「最後にドキュメントを保存したユーザーの名前」や「テンプレート名」を挙げ、「ドキュメント管理サーバー上の場所」に保存した文書には「このサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報」が含まれている可能性があると書いています。Microsoft のページ「Office ファイルのプロパティを表示または変更する」は、［ファイルの概要］タブに［管理者］と［会社名］を挙げ、「カスタム プロパティは、Microsoft 365 ドキュメントに対して定義するプロパティです。」と書いています。そこに案件のコードや客の部署が入っていることがあります。客のテンプレートを添付した Word の文書は、そのテンプレートのフルパスを持ち続けることがあり、パスが客のサーバーの名前を示すこともあります。一つずつはWord のプロパティに残る会社名とテンプレートの記事にあります。

画像、グラフと、その裏のデータ

• トリミングした画像。トリミングのページは、「既定では、画像をトリミングした後、トリミングされた領域はファイルの一部として非表示になります。」と書いています。客のシステムの画面を一つの枠だけに切ったスクリーンショットも、画面の全体を持っています。同じページは、トリミングした部分を削除して（［図の圧縮］で［図のトリミング部分を削除する］にチェックを付けます）からファイルを保存するように書いています（報道資料の記事にも）。また「Microsoft 365 デスクトップ アプリのみが、基の画像ファイルからトリミングされた領域を削除する機能を備えています。」とも書いています。
• 写真のメタデータ。客の現場で撮った写真は、カメラ、日時、ときには場所をメタデータに持っていることがあります。自分で撮った写真に差し替えるか、下の ScrubDrop が取り除くものを見てください。
• グラフ。Word や PowerPoint のグラフは、たいていデータを埋め込みのブックに持っています。グラフの上のラベルを打ち直しても、そのブックは変わりません。ブックには客の数字のすべての行と、それ自身の非表示のシートが入っていることがあります。詳しくはPowerPoint のグラフに残る Excel の元データの記事にあります。
• ブック。Excel の腕を見せるために載せるモデルには、非表示のシート・行・列、ピボットテーブルのキャッシュ、客のファイルがあったフォルダーを示すリンクに、客のデータが残っていることがあります。ドキュメント検査のページは、「非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。」と書いています。詳しくはExcel を送る前に個人情報を取り除く記事、ピボットのキャッシュの記事、Excel に残るフォルダーのパスの記事にあります。
• プレゼンテーション。客の発表者のために書いた発表者ノート、予備の非表示のスライド、どのスライドも使っていないレイアウトの客のロゴです。詳しくは発表者ノートとコメントの記事と非表示スライドと隠れた図形の記事にあります。

作り直すか、写しを掃除するか

作った内容で作り直した見本には、掃除する客の情報がありません。見せたいのが構成、レイアウト、数式なら、自分のテンプレートから新しいファイルを始め、ページを作り直し、作った名前と数字を入れます。文を写してくるなら、先に隠し文字を表示し、入れてはいけないものは写しません。

作り直すのが大変なら、納めたファイルの写しを掃除し、見える内容を替えてから、上の表の場所を一つずつ見ます。見込みの客の多くは、作品を見られれば十分で、編集する必要はありません。Microsoft のページ「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」は、Word について「変更履歴を PDF に含めるには、[発行対象] の下で [変更とコメントの内容を含む文書] を選択します。」と書き、含めないときは［文書］を選んでおくように書いています。また「PDF に文書プロパティを含める場合は、[文書プロパティ] が選択されていることを確認します。」と書いています。入れたくないなら、［オプション］でそのチェックボックスを見つけて外します。ページの PDF にも、ページに見えているものはすべて写り、PDF 自身のプロパティも付きます。詳しくはPDF に書き出すと残る作成者とメタデータの記事にあります。

見本を載せる前の手順

1. 客との契約で、その仕事を見せてよいかを確かめます。
2. 納めたファイルの写しを作るか、新しいファイルで見本を作り直します。
3. 客の名前、ロゴ、担当者、数字、住所を、すべてのページ、ヘッダー・フッター・透かし、グラフのラベル、ファイル名で替えます。一つずつ検索します。
4. Word では、変更履歴をすべて承諾するか拒否し、コメントをすべて削除します。PowerPoint では、コメントを削除し、見せないノートと非表示のスライドを削除し、スライド マスターとレイアウト（［表示］→［スライド マスター］）を見ます。Excel では、シート・行・列を再表示し、見本に入らないものを削除します（VBA で隠したシートは［再表示］に出ないので、xl/workbook.xml で state="veryHidden" を探します。Excel を送る前に個人情報を取り除く記事も）。ピボットテーブル、［数式］→［名前の管理］、［データ］→［クエリと接続］→［ブック リンク］も見ます。
5. グラフごとに、グラフを選んで［グラフのデザイン］タブの［データの編集］でデータを開き、客の行を替えるか削除します。画像のトリミング部分を削除し、客の現場で撮った写真は差し替えます。
6. Windows なら［ファイル］→［情報］で作成者を替え（作成者名を右クリックし、［プロパティの編集］。詳しくはWord の作成者名を消す記事）、［プロパティ］→［詳細プロパティ］で会社名、管理者、タイトル、件名、キーワード、コメントと［カスタム］タブの値を消します。Mac での確かめ方は隠しデータの種類と確認方法の記事にあります。
7. Windows なら、そのあとドキュメント検査（［ファイル］→［情報］→［問題のチェック］→［ドキュメントの検査］）で、これらのいくつかを一度に取り除けます。Microsoft は、ドキュメント検査で削除したデータは元に戻せないことがあるので、元の文書のコピーで使うよう強く勧めています。検査が取り除かないものは同じページに挙がっていて、ドキュメント検査と ScrubDrop の記事にもあります。

写しを自分で確かめる

1. 写しを開き、［ファイル］→［情報］と［詳細プロパティ］を見ます。
2. もう一つ写しを作り、拡張子を .zip にして展開します。_rels のフォルダーの中のファイルも含めて、すべての部品で、客の名前、担当者の名前、客のドメイン、サーバーの名前を検索します。
3. とくに、docProps/core.xml（作成者、最後に保存した人）、docProps/app.xml（会社、管理者、テンプレート）、docProps/custom.xml と customXml のフォルダー、word/comments.xml と word/people.xml、テンプレートのパスの word/_rels/settings.xml.rels、グラフのブックやほかの埋め込みファイルの入る word・ppt・xl の中の embeddings のフォルダー、あれば docProps/thumbnail.jpeg のような画像、media のフォルダーの画像（元の大きさで開きます）を見ます。
4. 埋め込みのブックは、それぞれブックとして開いて同じように確かめます。

ScrubDrop がすること

ScrubDrop は .docx・.xlsx・.pptx をブラウザーの中で読み、ファイルはアップロードしません。見つけたものを一覧にします。テンプレートの名前とカスタム プロパティを含むプロパティ、書いた人と変更した人の名前が付いたコメントと変更履歴、隠し文字、非表示のスライド・シート・行・列、発表者ノート（ScrubDrop の表記は「スピーカーノート」）、ピボットテーブルのキャッシュ、定義された名前、他のファイルへのリンク、埋め込みオブジェクトとグラフのデータのブック、カスタム XML、画像のメタデータと、そのほかの扱う種類です。無料版は 1 回に 1 ファイルで、プロパティ（一緒に保存された縮小版の画像を含みます）とコメントを取り除き、変更履歴は承諾して取り除きます。文書管理の仕組みがカスタム XML のデータとして持つサーバーのプロパティは、カスタム XML と一緒に残り、それを取り除くのは Pro だけです。［変更履歴の記録］をオンにしたまま客の名前を替えたなら、承諾すると替えた文字が残り、古い名前はなくなります。ScrubDrop Pro では、変更履歴をすべて拒否すること（画面の表記は「元に戻す」）や、作成者ごとに承諾するか拒否するかを選ぶことができます。

ScrubDrop Pro では、次の種類も取り除きます。隠れた内容、スピーカーノート、ピボットテーブルとそのデータキャッシュ、定義された名前、他のファイルへのリンク（Word に添付したテンプレートのパスを含みます）、埋め込みオブジェクトとグラフのデータのブック、カスタム XML、JPEG・PNG・GIF・SVG の画像のメタデータです（ほかの形式の画像は、確認していないものとして一覧に示します）。複数のファイルをまとめて掃除して ZIP で返すので、見本をいくつも載せるときに向きます。Pro が非表示のシート・行・列、定義された名前、リンクを取り除くと、残るシートの数式は最後に計算した値に置き換わります。グラフのデータのブックを取り除くと、グラフはグラフ自身に保存されていた値とラベルを持ったままになり、それは替えていなければ客の数字です。シート名や範囲のような、グラフからセルへの参照も文字として残ります。これは PowerPoint で保存したものではない、手で書いた合成のプレゼンテーションで試したもので、できたファイルを PowerPoint がどう開くかは確かめていません。上のグラフの記事を見てください。白い文字や極端に小さい文字、印刷範囲の外のセルは、どちらの版でも一覧にするだけで取り除きません。

ScrubDrop は画像のトリミング部分を削除しません。画像はメタデータのほかはそのまま残すので、Office の［図のトリミング部分を削除する］を使ってください。ページの上の客の名前、ロゴ、グラフのラベル、どのスライドも使っていないレイアウトのような見えている内容も変えません。何を見本に入れるかを決められるのはあなただけだからです。掃除したファイルは、書き出しに使ったものとは別の読み取りのソフトウェアで読み直し、確認を通らないファイルは渡しません。

よくある質問

出典：このページからリンクした Microsoft のページは 2026 年 10 月 27 日に確認しました。ScrubDrop は Microsoft と提携していません。