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学校が保護者や外部に配る Word・Excel・PowerPoint に残る児童・生徒の情報：配る前の掃除

最終更新日：2026 年 10 月 25 日

この記事は、Word・Excel・PowerPoint のファイルを学校の外に出す教員と学校の職員のためのものです。相手は、保護者、ほかの学校、部活動の外部指導者や旅行の業者、地域の協力者などです。扱うのは児童・生徒の情報で、教職員の採用の書類は人事・採用の記事にあります。下の例は典型的な場合で、実際の事例を伝えるものではありません。

児童・生徒の情報が隠れる場所

今年のブックに残る前の学年の名簿

遠足の班分け、図書の当番表、提出物の一覧などは、去年のファイルの名前を入れ替えて作ることがよくあります。去年の名前を消さずに隠したなら、名前はファイルに残っています。Microsoft のページ「ワークシートの表示と非表示を切り替える」は、「非表示のワークシート内のデータは表示されませんが、他のワークシートやブックから参照することはでき、必要に応じて非表示のワークシートを簡単に再表示できます。」と書いています。ドキュメント検査のページは、行と列についても「非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。」と書いています。

一覧を一つの班やクラスに絞り込んでも、ほかの行は消えません。隠れているだけで、誰でもフィルターを解除できます。同じページは、非表示のデータのもとになるものとして、「キャッシュ データまたは非表示データがブックと共に保存されるアクティブなオートフィルターやテーブル フィルター」を挙げています。ピボットテーブルも、元のデータの写しを持ちます（ピボットのキャッシュに残る元データの記事）。

システムから書き出した一覧に保護者の連絡先や配慮事項の列が入っていて、その列を隠しただけで使っていることもあります。ですから、保護者や外部の相手に一覧の一部を渡すときは、残りを隠したクラスのブックを送りません。新しいブックを作り、相手に要る行と列だけを写し、値として貼り付けます（［形式を選択して貼り付け］の［値］）。こうすれば、クラスのシートを読む数式は残りません。ただし、写す範囲の中に手で隠した行や列があると、一緒に写ってくることがあります。先にクラスのシートですべて再表示するか、貼り付けたあと新しいブックですべて再表示して、要らない行や列が付いてきていないか確かめます。VBA のコードで隠したシートは、Excel の［再表示］の一覧に出ません。Microsoft のページは「VBA コードによって非表示になっているワークシートには、 プロパティ xlSheetVeryHidden があります。[再表示] コマンドでは、これらの非表示シートは表示されません。」と書いています。詳しくはExcel を送る前に個人情報を確かめる記事と非表示シートで個人情報が漏れる構造の記事にあります。

所見や作品へのコメントと変更履歴

一人の児童・生徒についての所見や連絡の文書は、家庭に届く前に学年の同僚や管理職が見直すことがよくあります。そのメモ（「表現がきつくないか」「面談のことに触れる」など）はコメントで、誰かが消すまでファイルと一緒に動きます。Microsoft のページ「Wordでのモダン コメントの使用」は、コンテキスト ビューでは「解決されたコメントは非表示になる」一方、リスト ビューには「アクティブなコメントと解決されたすべてのコメントが含まれます」と書いています。コメントを解決しても、消えはしません。

変更履歴をオンにして直した文言も、ファイルに残ります。Microsoft のページ「Wordで追跡された変更を承諾または拒否する」は、「追跡された変更を削除するには、変更を受け入れるか拒否する必要があります。 [ マークアップなし] ビューを選択すると、変更が一時的に非表示になります。 次にドキュメントを開くと、再び表示されます。」と書いています。どちらにも名前が付きます。Microsoft のページ「ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックの作成者名を変更する」は、「[ユーザー名] 設定には、コメントと変更履歴に表示される名前と頭文字が指定されます。」と書いています。名前と日時がどこに残るかは変更履歴とコメントに残る名前と日時の記事に、すべて承諾したあとも残るものはすべて承諾したあとに残るものの記事にあります。

コピー元のファイルに残る別のクラス

あるクラスのお便りは、別のクラスの先週のお便りの名前を打ち直して作ることがよくあります。変更履歴がオンだったなら、別のクラスの名前は、上のとおり削除した文字としてファイルに残っています。隠し文字の書式を付けた文字も残ります。ドキュメント検査のページは、Word の検査の対象に「隠し文字 ([フォント] ダイアログ ボックスで設定可能なフォント効果) に設定されている文字」を挙げ、「このインスペクターでは、他の方法では非表示にされたテキスト (たとえば、白地に白いテキスト) を検出できません。」と注意しています。

別のクラスのスライドから作った保護者会のプレゼンテーションには、そのクラスのことが発表者ノートや非表示スライドに残ることがあります。ノートはスクリーンには映りませんが、ファイルを持つ人なら誰でも読めます。発表者ノートとコメントの記事と非表示スライドと隠れた図形の記事を見てください。

元のファイルのプロパティもついてきます。元のファイルに入れたタイトル、サブタイトル、コメントは、誰かが変えるまで残り、作成者も残ります。作成者名のページは「新しいドキュメントを作成するたびにWord、[Word オプション] ダイアログ ボックスに表示される [ユーザー名] 設定に基づいて Author プロパティを設定します。」と書いています。同僚のファイルを別名で保存した写しは新しい文書ではないので、作成者は同僚の名前のまま変わらないことがあります。送る前に［ファイル］→［情報］を見てください。プロパティの一つひとつはWord のプロパティに残る会社名とテンプレートの記事とWord の作成者名を消す記事にあります。

表の裏に埋め込まれた成績表

成績のブックからお便りやスライドに貼った表は、画像のことも、ただの文字のことも、ブックへのリンクのことも、ブックの埋め込みのこともあります。Microsoft のページ「Excel スプレッドシートにオブジェクトを挿入する」は、「Excel または OLE をサポートするプログラム (Word など) の間で情報をコピーする場合は、リンク オブジェクトまたは埋め込みオブジェクトとして情報をコピーできます。」と書いています。埋め込みオブジェクトは「挿入されるブックに保存され、更新されません」とし、別のコンピューターでファイルを開いた人は「元のデータにアクセスすることなく埋め込みオブジェクトを表示できます」と書いています。このページは Excel に埋め込む場合を説明しています。Word のお便りやスライドにブックを埋め込んだ場合も同じだと私たちは読んでいるので、一つの班の点数だけが見える表でも、元のブックを、ほかのクラスも含めて丸ごと持っていることがあると考え、表をダブルクリックして確かめてください。

ドキュメント検査のページは、Word の検査の対象に埋め込みオブジェクトを挙げていません。Excel と PowerPoint では、埋め込みファイルやオブジェクトを、見つけるが削除しない項目に挙げています。数字だけ見せればよいなら、文字として貼り付けるか、見せたい範囲の画像として貼り付けます。Word の埋め込みはカスタム XML・埋め込みオブジェクトの記事に、スライドのグラフとブックはPowerPoint のグラフと埋め込み Excel の記事にあります。

PDF にすれば消えるか

オプションを選んで書き出せば、コメントや変更履歴、プロパティの多くは入りません。ただし、ページや表、ヘッダーとフッターに見えている名前は、そのまま PDF に写ります。Microsoft のページ「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」の Word の手順では、変更履歴は［発行対象］で［変更とコメントの内容を含む文書］を選ぶと入り、［文書］を選べば入りません。文書プロパティは［文書プロパティ］を選ぶと入ります。Excel や PowerPoint には同じページにそれぞれのオプションがあります。書き出す前に、マークアップとプロパティが入らない設定になっていることを確かめ、書き出したあとで PDF のプロパティを開きます。どちらを送るか、それぞれ何を運ぶかは.docx と PDF の記事（英語）に、PDF 自身のメタデータはOffice から PDF に書き出すと残る作成者の記事にあります。保護者が書き込んで返すファイルは Office のファイルのまま送ることになるので、先に掃除します。

配る前の手順

1. この相手のための写しを作ります。その子やその班についての行、ページ、スライドだけを入れます。クラスのファイルは学校に置いておきます。
2. ブックの写し。相手が見てはいけない行・列・シートは、隠したり絞り込んだりせずに削除し、相手に要る数字が正しいままかを確かめます。
3. Word。変更履歴をすべて承諾するか拒否し、変更履歴の記録をオフにします。解決済みのものも含めて、コメントをすべて消します。
4. PowerPoint。発表者ノートを読み、送るつもりのない非表示スライドを削除します。
5. 埋め込みの表。相手がブックを必要としない限り、文字か画像に置き換えます。
6. プロパティ。［ファイル］→［情報］→［プロパティ］→［詳細プロパティ］で、タイトル、サブタイトル、作成者、会社名、コメントと、［ユーザー設定］タブ（Microsoft のページでは［カスタム］）を消すか直します。
7. ドキュメント検査。Windows なら、ドキュメント検査（［ファイル］→［情報］→［問題のチェック］→［ドキュメントの検査］）で、これらのいくつかを一度に見つけて削除できます。Microsoft は、ドキュメント検査で削除したデータは元に戻せないことがあるので、元のファイルのコピーで使うよう強く勧めています。
8. 名前を探します。写しの中で、ほかのクラスやほかの学年の児童・生徒の名前を検索し、ヘッダーとフッターも読みます。

送る写しを自分で確かめる

1. 写しを開き、［ファイル］→［情報］で、作成者、最終更新者と、［すべてのプロパティを表示］のタイトル、会社、コメントを見ます。
2. もっと詳しく見るなら、もう一つ写しを作り、拡張子を .zip にして展開します。
   • docProps/core.xml に作成者と最後に保存した人が、docProps/custom.xml があればカスタム プロパティがあります。
   • ブックでは、xl/workbook.xml にすべてのシートが並びます。state="hidden" か state="veryHidden" の付いたシートは、まだ残っています。
   • word/、ppt/、xl/ の下の embeddings フォルダーには埋め込んだファイルが入り、ブック丸ごとのことがよくあります。
   • Word のファイルでは、word/comments.xml に w:comment 要素があればコメントが残っています。ヘッダー・フッター・脚注を含むどの word/*.xml の部品でも、<w:del や <w:moveFrom は、残っている削除や移動の印です。
   • プレゼンテーションでは、ppt/notesSlides/ に発表者ノートがあり、スライドの部品の show="0" は非表示スライドの印です。
3. ほかのクラスの名前をいくつか、すべての部品で検索します。

ScrubDrop がすること

ScrubDrop は .docx・.xlsx・.pptx をブラウザーの中で読み、ファイルはアップロードしません。見つけたものを一覧にします。プロパティ、書いた人の名前が付いたコメント、変更した人の名前が付いた変更履歴、非表示のシート・行・列・スライド、スピーカーノート（本文の発表者ノート）、埋め込みオブジェクト、ピボットテーブルとそのデータキャッシュ、隠し文字と、そのほかの扱う種類です。無料版は 1 回に 1 ファイルで、プロパティとコメントを取り除き、変更履歴は承諾して取り除きます。ですから、変更履歴をオンにして消した別のクラスの名前は消え、足した文字は残ります。

ScrubDrop Pro では、非表示のシート・行・列・スライド・文字、スピーカーノート、埋め込みオブジェクト、ピボットテーブルとそのデータキャッシュのような目立たない種類も取り除き、複数のファイルをまとめて掃除して ZIP で返します。ピボットテーブルを取り除くと、ピボットテーブルとキャッシュの部品は無くなり、シートには表に出ていた値が残ります。ピボットグラフ・スライサー・タイムラインや、ピボットテーブルを読む GETPIVOTDATA の数式があるブックは、理由を示して断ります。Word のお便りやスライドの埋め込みオブジェクトは、表示していた画像が残ります。「隠れたシート・行・列・スライド・図形・文字」を取り除くとき、スタイルで文字を隠しているファイルは、推測せず、その旨を示して断ります。フィルターの条件や Excel のテーブルと同じシートに非表示の行や列があるシートも、フィルターやテーブルがその値を持ち続けるので断ります。先に Excel でフィルターを解除するかテーブルを直すか、そのチェックを外してください。非表示のシート・行・列、定義された名前、他のファイルへのリンクを取り除くと、それを使っていた数式だけでなく、残るシートのすべての数式が最後に計算した値に置き換わります。数字の見た目は同じですが、もう計算はしません。計算し続ける必要のあるブックは、「配る前の手順」の 2 のように Excel で行・列・シートを削除して数式が動くかを確かめ、ScrubDrop では「隠れたシート・行・列・スライド・図形・文字」「定義された名前」「他のファイルへのリンク」のチェックを外してください。白い文字・ごく小さい文字と印刷範囲の外のセルは、どちらの版でも一覧にするだけで取り除きません。それが問題かどうかは、あなたにしか分からないからです。ScrubDrop は、相手がどの児童・生徒を見てよいかは決めません。その相手の行だけの写しを作るのは、あなたの手順です。掃除したファイルは、書き出しに使ったものとは別の読み取りのソフトウェアで読み直し、確認を通らないファイルは渡しません。PDF は読みません。

よくある質問

出典：このページからリンクした Microsoft のページは 2026 年 10 月 25 日に確認しました。ScrubDrop は Microsoft と提携していません。