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履歴書・面接の評価表・内定通知書に残る隠れた情報：人事・採用のための確認

最終更新日：2026 年 10 月 19 日

英国の個人情報の監督機関 ICO のページ「文書に『隠れた』個人情報による思わぬ漏えいを防ぐには」（英語）は、その場所として、文書のプロパティなどのメタデータと、コメント・インクの注釈・変更履歴などのマークアップを挙げています。下の例は典型的な場合で、実際の事例を伝えるものではありません。

早見表

履歴書・職務経歴書・添え状

回す前に（面接官へ、取引先の企業へ、別の紹介会社へ）：

1. 自分のコメントは消すか、別のメモに移します。「希望年収が高すぎる」のようなコメントは、ファイルと一緒に届きます。
2. 候補者の連絡先を消したなら、消し方を確かめます。変更履歴を記録している間は、消した電話番号や住所は、変更を承諾するまで削除としてファイルに残ります。すべての変更を承諾します（変更履歴の承諾と却下）。
3. プロパティを見ます。紹介会社のテンプレートで整え直した履歴書は、作成者や最終更新者に紹介会社の担当者の名前を持ち、テンプレートのタイトルや会社名も持つことがあります（Word の作成者の名前）。
4. 履歴書の写真に、撮影場所やカメラの情報が付いていないかを確かめます。

受け取った後：プロパティ・コメント・変更履歴には、候補者が伝えるつもりのなかった情報が入っていることがあります。前の勤め先のテンプレート、手を入れた就職の相談員、書いた日付などです。元のファイルを残すかどうかは組織が決めることです。回したり保管したりするなら、プロパティとコメントを外し、変更履歴を片付けた写しのほうが持つものは少なくなります。承諾か却下かで残る文が決まるので、できたものを読んでください。

面接の評価表・選考のブック

面接官は候補者全員を一つのブックで管理していることが多く、一人の候補者や、一つの職種の面接官に送るファイルはその写しです。

1. 他の候補者を非表示やフィルターで隠さないでください。非表示の行、フィルターで隠した行、非表示のシートはファイルに残ります。ICO のページ「表計算に隠れた個人情報」（英語）がこれらの場所を扱っています。
2. ［再表示］の一覧に出ない「とても隠れた」シート（veryHidden）を探します（Excel の非表示のシート）。
3. ピボットテーブルを確かめます。元のシートが無くなっても、ピボットのキャッシュに候補者全員の記録が残ることがあります。
4. 面接官のコメントとメモは消すか、候補者に見せるものを意識して選びます。
5. 一人の候補者へのフィードバックは、その人のセルを値として新しいブックか文書に写し、共有のブックを削った写しではなくそれを送ります。

内定通知書・雇用契約書

通知書は、前の通知書から、テンプレートから、または差し込み印刷で作ることが多く、どの作り方でも、元の文書やデータに由来する情報が残ることがあります。

1. プロパティを見ます。前の通知書に上書きして保存した通知書は、タイトル・件名・ユーザー設定のプロパティに、前の候補者や職種の名前を持っていることがあります。
2. 送る前に、すべての変更履歴を承諾か却下します。条件のすり合わせで直した通知書は、前の金額を削除した文字として、変えた人の名前と一緒に持っていることがあります。
3. テンプレートや人事のシステムは、文書変数やカスタム XML のパーツに、見えない値を入れることがあります（Word のカスタム XML と埋め込みオブジェクト）。
4. 差し込み印刷では、メイン文書を送らないでください。その設定には、データ ファイルの場所が入っています。データ ファイルは、全員の条件を並べた表のことがよくあります。この候補者の通知書を一つの文書として保存し、その写しに差し込み印刷の設定やリンクが残っていないかを確かめてから送ります。
5. 埋め込みオブジェクトを探します。ブックとして貼り付けた給与の表は、ブックまるごとを持っています。

署名済みの写しが返ってきたら、受け入れる前に変更履歴を表示して見ます。候補者が記録をしながら変えたところはそこに出ますが、記録を止めて変えた文字には印が付かないので、送ったものと比べます（Word では［校閲］→［比較］）。

推薦状・照会への回答

Word で書いた推薦状は、変更履歴に前の下書きを、そこに同僚のコメントを持っていることがあります。出す前にすべての変更を承諾か却下し、コメントを消します。他の人から受け取った推薦状も、その人や同僚について同じものを持っていることがあります。

送る前の手順

1. 送るための写しを作り、その写しで作業します。
2. Windows ではドキュメント検査を実行します（［ファイル］→［情報］→［問題のチェック］→［ドキュメント検査］）。Microsoft のドキュメント検査のページに、見つけるものと、Excel では見つけても削除できないものが載っています。
3. すべての変更履歴を承諾か却下し、コメントを消します。
4. 表計算のファイルは、相手に要るセルだけを値として新しいブックに写して送ります。
5. 最後のファイルを読みます。相手が見るすべてのページ・シート・コメントです。ファイル名が相手に知られてよい以上のことを言っているなら、名前を変えます。

受け取った後の手順

1. 変更履歴を表示してファイルを開き、コメントと変更履歴を読みます。
2. 返ってきた契約書や通知書は、送った版と比べます。
3. 何を残すかを決めます。面接官に回したり記録に残したりするなら、プロパティとコメントを外し、変更履歴を片付けた写しにすることを考え、それを読みます。

ScrubDrop がすること

ScrubDrop は .docx・.xlsx・.pptx をブラウザーの中で読み、ファイルはアップロードしません。候補者についてのファイルでは、このことが大事です。見つけたプロパティ・コメント・変更履歴・非表示のシートや行や列・ピボットのキャッシュ・文書変数・カスタム XML・埋め込みオブジェクト・他のファイルへのリンク・画像のメタデータを、無料で一覧にします。無料版は 1 回に 1 ファイルで、プロパティとコメントを取り除き、変更履歴は承諾して取り除きます。ScrubDrop Pro は、それ以外の種類を取り除き、変更履歴を作成者ごとに承諾か却下でき、履歴書の束のような複数のファイルをまとめて処理し、監査レポートを書きます。白い文字や小さな文字、印刷範囲の外のセルは、取り除かずに一覧にして、ご自身で確かめていただきます。結果は書いたものとは別のソフトでもう一度読み直し、通らなかったファイルは出しません。ページに書かれた内容や、相手が見てよいかどうかを ScrubDrop は判断しません。

よくある質問

出典：このページからリンクした ICO と Microsoft のページは 2026 年 10 月 19 日に確認しました。