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自治会・PTA・NPO の総会資料・議事録・会計報告を会員や外部に出す前に：Word・Excel に残るもの

最終更新日：2026 年 10 月 25 日

この記事は、自治会・町内会、マンションの管理組合、PTA、NPO や一般社団法人、サークルなどで、総会や役員会の資料、議事録、会計報告を会員に配る人、ホームページに載せる人、外部の人に渡す人のためのものです。助成金の申請や入札は別の仕事で、助成金の申請・入札の記事にあります。下の例は典型的な場合で、実際の事例を伝えるものではありません。

役員会のファイルが運ぶもの

議事録：削った発言

議事録の案は、承認の前に役員のあいだで回し、直しは皆に見えるよう変更履歴をオンにして入れることがよくあります。そうして削った文字は、ファイルからはまだ消えていません。変更を承諾するか拒否するまで、直した人の名前と日時と一緒にファイルに残ります。Microsoft のページ「Wordで追跡された変更を承諾または拒否する」は、「追跡された変更を削除するには、変更を受け入れるか拒否する必要があります。 [ マークアップなし] ビューを選択すると、変更が一時的に非表示になります。 次にドキュメントを開くと、再び表示されます。」と書いています。［マークアップなし］で正しく見える議事録でも、会員には、発言されてから削られたものがすべて見えることがあります。

議事録が承認されたら、配る写しで変更をすべて承諾するか拒否して、承認された文だけになるようにし、変更履歴の記録をオフにします。会の規約で求められるなら、変更履歴の付いた案は役員会の記録として残します。すべて承諾したあとも残るもの（ファイルのほかの部品に残る直した人の名前など）はすべて承諾したあとに残るものの記事に、名前と日時の残り方は変更履歴とコメントに残る名前と日時の記事にあります。

会計報告：合計の裏の名前

会員向けの会計報告は、ふつう合計を示します。寄付の収入、受け取った会費、使った助成金などです。元のブックには、その裏の一覧、寄付者や会員ごとの行が、送る前に隠したシートに入っていることがよくあります。隠しても消えません。Microsoft のドキュメント検査のページは、「非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。」と書いています。

同じページは、こうしたブックで確かめるものをほかにも挙げています。寄付を種類ごとに合計するピボットテーブルは、元のデータの写しを持ちます（同じページは「キャッシュされている可能性がある項目」に非表示のピボットテーブルなどを挙げています。ピボットのキャッシュに残る元データの記事）。会計担当のブックを数式で読む報告は外部リンクで、同じページは外部リンクについて「そのデータを含むワークシートの名前はブックと共に保存されますが、表示されない場合があります。」と書いています。このリンクは会計担当のブックのパスも持ちます（Excel にフォルダーのパスが残る場所の記事）。そして同じページは、非表示の行・列・シートについて、「データが入った非表示の行、列、またはワークシートを削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。」と注意しています。

非表示のシート、ピボットのキャッシュ、外部リンクをまとめて避けるには、報告だけを入れた別のブックか PDF を会員に渡します。報告の範囲を新しい空のブックに写し、値として貼り付け（［形式を選択して貼り付け］の［値］）、合計が会計担当の数字と合うかを確かめます。範囲の中に手で隠した行があると一緒に写ってくることがあるので、貼り付けたあと新しいブックですべて再表示し、ついてきた寄付者の行を削除します。全部のブックは会計担当の手元に置き、求められれば監事に渡します。会員名簿を総会資料に付けるときも同じで、住所や電話番号の列を隠した名簿ではなく、載せてよい列だけを写した名簿を作ります。詳しくはExcel を送る前に個人情報を確かめる記事にあります。

役員の個人名

役員会の資料は役員が自分のパソコンで作ることが多いので、ファイルに入る名前は会の名前ではなく個人の名前です。Microsoft のページ「ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックの作成者名を変更する」は、Word は新しいドキュメントを作るたびに［ユーザー名］の設定から Author プロパティを入れ、PowerPoint と Excel も同様だと書き、「また、[ユーザー名] 設定には、コメントと変更履歴に表示される名前と頭文字が指定されます。」と書いています。ドキュメント検査のページは、ドキュメントのプロパティに「最後にドキュメントを保存したユーザーの名前」のような自動で管理される情報も含まれると書いています。三人の役員の手を通ったファイルは、作成者、最終更新者、コメントと変更履歴に、三人の名前を持つことがあります。どれもページには出ません。

会が資料を個人ではなく役職（「書記」など）の名前で出すなら、写しの作成者を変え（［ファイル］→［情報］で作成者名を右クリックし、［プロパティの編集］）、名前を持つコメントと変更履歴を消します。最終更新者は、最後に保存した人のユーザー名で書き直されます。最後に保存する前にそのユーザー名を役職にするか、プロパティをまとめて消します。作成者名のページの手順では、［ファイル］→［オプション］の［Microsoft Office のコピーの個人用設定］で［ユーザー名］ボックスに名前を入れ、サインインに関係なく「これらの値を常に使用する」ボックスをオンにします。同じページは、この手順は「すべての Office アプリの関連設定を変更します」と注意しているので、あとで元に戻してください。Word の手順はWord の作成者名を消す記事にあります。

前回の資料のコメントとノート

今月の資料をいちばん楽に作るのは、先月の資料を写して直すことです。先月のファイルで役員どうしが書いたものは、そのままついてきます。Microsoft のページ「Wordでのモダン コメントの使用」によれば、解決したコメントは画面から隠れるだけで、リスト ビューには残っています。先月に解決にしたコメントも、今月のファイルに残っています。総会のスライドには、説明する人の発表者ノートや、削除せずに隠したスライドが残ることがあります。発表者ノートとコメントの記事と非表示スライドと隠れた図形の記事を見てください。会員に渡す写しでこれらを消し、次の資料は作業用のファイルではなく、その掃除した写しから作ります。

カスタム プロパティとそのほかの呼び名

Microsoft のページ「Office ファイルのプロパティを表示または変更する」は、カスタム プロパティの名前を「一覧から選択することも、独自の名前を定義することもできます」と書いています。カスタム プロパティは［ファイル］→［情報］→［プロパティ］→［詳細プロパティ］の［ユーザー設定］タブ（Microsoft のページでは［カスタム］）にあり、隣の［ファイルの概要］タブにはタイトル、作成者、管理者、会社名、分類、キーワード、コメントなどがあります。共有のフォルダーや上部の団体から受け取ったひな形で作ったファイルは、「案」や「役員限り」のような状態をこのどこかに持ったまま届くことがあり、会員全員に送る写しではちぐはぐに読めます。一つひとつはWord のプロパティに残る会社名とテンプレートの記事に、外に出す書類での考え方は助成金の申請・入札の記事にあります。

ホームページに PDF を載せる

承認された議事録や決算の報告を PDF で載せる会も多くあります。PDF にしたからといって、何も残らないわけではありません。Microsoft のページ「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」の Word の手順では、変更履歴は［発行対象］で［変更とコメントの内容を含む文書］を選ぶと、文書プロパティは［文書プロパティ］を選ぶと PDF に入ります。Office のファイルを先に掃除し、Word の議事録なら［文書］を選び［文書プロパティ］を外して書き出します。Excel の会計報告や PowerPoint では、同じページのとおり［オプション］の出力オプションで、入れるものを確かめます。載せる前に PDF のプロパティを閲覧ソフトで開きます。ホームページに載せた PDF は、会員でない人も読み、検索エンジンにも拾われることがあるので、会員だけに配る版と載せる版を分けて考えます。詳しくはOffice から PDF に書き出すと残る作成者の記事と.docx と PDF の記事（英語）にあります。

会員や外部に出す前の手順

1. 写しを作ります。作業用のファイルは役員会に残し、ファイルごとに会員向けの写しを作ります。
2. 議事録の写し。変更履歴をすべて承諾するか拒否し、変更履歴の記録をオフにします。解決済みのものも含めて、コメントをすべて消します。
3. 会計報告。報告だけを値として貼り付けた別のブックを作り、合計を確かめます。
4. スライド。発表者ノートを読み、載せるつもりのない非表示スライドを削除します。
5. プロパティ。［ファイル］→［情報］→［プロパティ］→［詳細プロパティ］で、作成者を会の出し方に合わせ、合わないタイトル、サブタイトル、コメント、キーワードを消し、カスタム プロパティを削除します。
6. ドキュメント検査。Windows なら、ドキュメント検査（［ファイル］→［情報］→［問題のチェック］→［ドキュメントの検査］）で、これらのいくつかを一度に見つけて削除できます。Microsoft は、ドキュメント検査で削除したデータは元に戻せないことがあるので、元のファイルのコピーで使うよう強く勧めています。
7. 名前を探します。写しの中で、入っていてはいけない寄付者、会員、職員の名前を検索し、ヘッダーとフッターも読みます。
8. PDF。PDF を載せるなら、マークアップと文書プロパティを外して書き出します。

写しを自分で確かめる

1. 写しを開き、［ファイル］→［情報］で作成者と最終更新者を見て、［すべてのプロパティを表示］と、［詳細プロパティ］の［ユーザー設定］タブ（Microsoft のページでは［カスタム］）を見ます。
2. もっと詳しく見るなら、もう一つ写しを作り、拡張子を .zip にして展開します。
   • docProps/core.xml に作成者と最後に保存した人が、docProps/custom.xml にカスタム プロパティが、docProps/app.xml に会社があります。
   • 議事録では、すべての word/*.xml の部品で、変更履歴の印の <w:ins 、<w:del 、<w:moveFrom を検索し、word/comments.xml に w:comment 要素があるかを見ます。
   • ブックでは、xl/workbook.xml にすべてのシートが state と一緒に並びます。xl/pivotCache/ か xl/externalLinks/ のフォルダーがあれば、ピボットのキャッシュかほかのブックへのリンクがまだ残っています。
3. 全部の一覧に入っていたと分かっている寄付者や会員の名前を二つ三つ、すべての部品で検索します。

ScrubDrop がすること

ScrubDrop は .docx・.xlsx・.pptx をブラウザーの中で読み、ファイルはアップロードしません。見つけたものを一覧にします。カスタム プロパティを含むプロパティ、書いた人の名前が付いたコメント、変更した人の名前が付いた変更履歴、非表示のシート・行・スライド、ピボットテーブルとそのデータキャッシュ、他のファイルへのリンク、スピーカーノート（本文の発表者ノート）と、そのほかの扱う種類です。無料版は 1 回に 1 ファイルで、プロパティとコメントを取り除き、変更履歴は承諾して取り除きます。変更履歴をオンにして議事録から消した言葉は消え、足した言葉は残ります。会議で足さないと決めた文があるなら、掃除の前に Word でその変更を拒否してください。ScrubDrop Pro では、変更履歴をすべて拒否すること（画面の表記は「元に戻す」）や、作成者ごとに承諾するか拒否するかを選ぶことができますが、一件だけを選ぶことはできません。

ScrubDrop Pro では、非表示のシート・行・スライド、ピボットテーブルとそのデータキャッシュ、他のファイルへのリンク、スピーカーノート、埋め込みオブジェクトのような目立たない種類も取り除き、資料一式をまとめて掃除して ZIP で返します。ピボットテーブルを取り除くと、ピボットテーブルとキャッシュの部品は無くなり、シートには表に出ていた値が残ります。ピボットグラフ・スライサー・タイムラインや、ピボットテーブルを読む GETPIVOTDATA の数式があるブックは、理由を示して断ります。非表示のシート・行・列、定義された名前、他のファイルへのリンクを取り除くと、それを使っていた数式だけでなく、残るシートのすべての数式が最後に計算した値に置き換わります。数字の見た目は同じですが、もう計算はしません。会員が読むだけの報告には向きます。開くたびにすべて再計算する設定のブックは、保存された値が古いかもしれないので断ります。計算し続ける必要があるブックは、ScrubDrop で「隠れたシート・行・列・スライド・図形・文字」「定義された名前」「他のファイルへのリンク」のチェックを外し、要らない行とシートは Excel で削除して、数式が動くかを確かめてください。ScrubDrop は作成者を役職の名前に変えません。プロパティを取り除くので、掃除した写しには作成者が入りません。役職の名前を入れたいなら、上のように先に Office でユーザー名と作成者を役職にし、そのあと「文書のプロパティ」のチェックを外して（どちらの版でも）掃除し、結果のプロパティを確かめます。作成者のない写しを送ってもかまいません。掃除のあとで Office で開いて保存し直した写しは、ScrubDrop が読み直したものではなくなります。掃除したファイルは、書き出しに使ったものとは別の読み取りのソフトウェアで読み直し、確認を通らないファイルは渡しません。PDF は読みません。

よくある質問

出典：このページからリンクした Microsoft のページは 2026 年 10 月 25 日に確認しました。ScrubDrop は Microsoft と提携していません。