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不動産業者が買主・売主・他社に送る物件資料・契約書・価格査定：Word・Excel に残るものと、送る前の掃除

最終更新日：2026 年 10 月 26 日

この記事は、不動産の仲介や売買をする会社の担当者や事務の人が、物件の資料、買付証明書、契約書の案、価格査定を、買主、売主、その代理人、ほかの不動産会社に送るときのためのものです。扱うのは、Word や Excel のファイルが、送るつもりのもののほかに何を持っているかです。買主や売主に説明しなければならないことは、法令と業界の決まりが定めていて、ファイルを掃除してもそれは変わりません。自分の会社の顧問の弁護士や税理士に送るファイルは弁護士・税理士に送る前の記事にあります。下の例は典型的な場合で、実際の事例を伝えるものではありません。

物件のファイルが運ぶもの

前の取引の名前と価格

買付証明書、契約書の案、物件の資料は、似た物件の前回のファイルを写して中身を入れ替えて作ることがよくあります。前の売主の名前、前の所在地、前の価格を入れ替えるとき変更履歴がオンだったなら、それらは削除した文字としてファイルに残っています。Microsoft のページ「Wordで追跡された変更を承諾または拒否する」は、「追跡された変更を削除するには、変更を受け入れるか拒否する必要があります。 [ マークアップなし] ビューを選択すると、変更が一時的に非表示になります。 次にドキュメントを開くと、再び表示されます。」と書いています。画面では正しく見える案でも、相手方の業者には、前の物件の価格と前の顧客の名前が見えることがあります。

相手方や相手の代理人が直しを入れる契約書の案は、別の場合です。そこでは変更履歴が当事者どうしのやり取りの方法です。それでも、送る版は、自分たちの前の変更を承諾するか拒否して社内のコメントを消した写しから始め、相手に見せるつもりの変更だけが変更履歴として入っているようにします。そのうえで、写しの中で前の顧客の名前、前の所在地、前の価格を検索し、ヘッダー、フッター、表は自分で読みます。

価格査定：数字の裏にあるもの

売主に出す価格査定は、たいてい取引事例をいくつかと、査定の価格の幅を示します。その裏のブックには、もっと多くのものが入っていることがよくあります。担当者が見たすべての事例、補正の内訳、外した事例、ときには売主が受け入れると言った価格です。そのシートや列を隠しても、消えてはいません。Microsoft のページ「ワークシートの表示と非表示を切り替える」は、「非表示のワークシート内のデータは表示されませんが、他のワークシートやブックから参照することはでき、必要に応じて非表示のワークシートを簡単に再表示できます。」と書いています。Microsoft のドキュメント検査のページは、非表示のデータを持つことがあるものとして、「キャッシュ データまたは非表示データがブックと共に保存されるアクティブなオートフィルターやテーブル フィルター」を挙げています。三件の事例に絞り込んだ一覧も、ほかの事例を持ったままです。

気をつけたいのは、売主のための査定を買主に送るときや、買主側の資料をほかの業者に送るときです。外に出す写しは新しい空のブックから作ります。その相手に見せる行と列だけを写し、値として貼り付け（［形式を選択して貼り付け］の［値］）、数字を確かめます。写す範囲の中に手で隠した行や列があると一緒に写ってくることがあるので、新しいブックですべて再表示し、要らないものを削除します。詳しくはExcel を送る前に個人情報を確かめる記事とExcel の非表示シートの記事にあります。

コメントに残る交渉のメモ

担当者と事務の人は、ファイルそのものにメモを残しあうことがよくあります。売主が電話で言ったこと、買主がどこまで出せそうか、次の案から外すものです。コメントは、消すまでファイルの一部です。Microsoft のページ「Wordでのモダン コメントの使用」は、コンテキスト ビューでは「解決されたコメントは非表示になる」一方、リスト ビューには「アクティブなコメントと解決されたすべてのコメントが含まれます」と書いています。メモを解決済みにしても、ファイルからは出ていきません。ブックもコメントとメモを書いた人の名前と一緒に持ちます（Excel のコメントとメモに残る名前の記事）。買主、売主、ほかの業者に送る写しではこれらを消し、作業用のファイルは社内に置きます。

ファイルに入る名前

Office は、ファイルを作った人の［ユーザー名］を作成者のプロパティに入れ、コメントと変更履歴には、それを書いた人の［ユーザー名］を付けます。Microsoft のページ「ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックの作成者名を変更する」が説明しているとおりです。ドキュメント検査のページは、ドキュメントのプロパティに「最後にドキュメントを保存したユーザーの名前」のような自動で管理される情報も含まれると書いています。事務の人が作って担当者が保存した物件資料は二人の名前を持つことがあり、同僚の取引から写した契約書の案は、作成者が同僚のままのことがあります。会社の名前でファイルを出すならWord の作成者名を消す記事を、カスタム プロパティの管理番号や状態はWord のプロパティに残る会社名とテンプレートの記事を見てください。

PDF にすれば消えるか

一部は消えます。オプションを選んで書き出せば、PDF には変更履歴とプロパティの多くが入りません（コメントは PDF でも確かめてください）。けれども、ページに見えている名前と価格は、表の中でもヘッダーやフッターでも、そのまま PDF に入ります。Microsoft のページ「Office デスクトップ アプリで PDF または XPS に保存または変換する」は、Word の手順で、「変更履歴を PDF に含めるには、[発行対象] の下で [変更とコメントの内容を含む文書] を選択します。」と書き（含めないときは［文書］を選びます）、「PDF に文書プロパティを含める場合は、[文書プロパティ] が選択されていることを確認します。」と書いています。Excel では、同じページのとおり［オプション］で「変更履歴を印刷するかどうかを選択し、出力オプションを選択します」。Office のファイルを先に掃除し、マークアップとプロパティを外して書き出し、あとで PDF のプロパティを開きます。どちらで送るか、それぞれが何を運ぶかは.docx と PDF の記事（英語）に、PDF に残る作成者はOffice から PDF に書き出すと残る作成者の記事にあります。相手が直しを入れる契約書の案は Word のまま送るので、その写しを掃除してから送ります。

買主・売主・ほかの業者に送る前の手順

1. 写しを作ります。作業用のファイルは社内に残し、送る相手ごとに写しを作ります。
2. Word の写し。相手に見せる変更がなければ、変更履歴をすべて承諾するか拒否し、変更履歴の記録をオフにします。見せる変更があるなら、自分たちの前の変更を承諾するか拒否した写しに、見せる変更だけが変更履歴として入っているようにします。どちらの場合も、解決済みのものも含めて社内のコメントをすべて消します。
3. 前の取引を探します。前の顧客の名前、前の所在地、前の価格を検索し、ヘッダー、フッター、表を読みます。
4. 価格査定。その相手に見せる行と列だけを値として貼り付けた新しいブックを作り、すべて再表示して確かめます。
5. プロパティ。［ファイル］→［情報］→［プロパティ］→［詳細プロパティ］で、作成者を会社の出し方に合わせ、合わないタイトル、サブタイトル、キーワード、コメントを消し、カスタム プロパティを削除します。
6. ドキュメント検査。Windows なら、ドキュメント検査（［ファイル］→［情報］→［問題のチェック］→［ドキュメントの検査］）で、これらのいくつかを一度に見つけて削除できます。Microsoft は、ドキュメント検査で削除したデータは元に戻せないことがあるので、元のファイルのコピーで使うよう強く勧めています。［ドキュメントのプロパティと個人情報］を削除すると、上で直した作成者を含め、文書のプロパティも消えます。Mac での確かめ方は隠しデータの種類と確認方法の記事にあります。
7. PDF。PDF で送るなら、マークアップと文書プロパティを外して書き出します。

写しを自分で確かめる

1. 写しを開き、［ファイル］→［情報］で作成者と最終更新者を見て、［すべてのプロパティを表示］と、［詳細プロパティ］の［ユーザー設定］タブを見ます。
2. もっと詳しく見るなら、もう一つ写しを作り、拡張子を .zip にして展開します。
   • docProps/core.xml に作成者と最後に保存した人が、docProps/custom.xml にカスタム プロパティがあります。
   • Word のファイルでは、ヘッダーとフッターも含めたすべての word/*.xml の部品で、変更履歴の印の <w:ins 、<w:del 、w:moveFrom、名前が PrChange で終わる要素、w:tblGridChange、w:cellIns、w:cellDel、w:cellMerge を検索します。word/comments.xml に <w:comment 要素があればコメントが残っていて、word/people.xml にはコメントを書いた人などが並ぶことがあります。
   • ブックでは、xl/workbook.xml にすべてのシートが並び、非表示のシートには state="hidden" か state="veryHidden" が付きます。xl/worksheets/sheet1.xml などのシートでは、<row や <col に付いた hidden="1" が非表示の行や列の、<autoFilter がフィルターの印です。名前が xl/comments や xl/threadedComments で始まる部品にはメモとコメントが、xl/persons/person.xml にはスレッド形式のコメントを書いた人の名前があります。
3. すべての部品で、前の顧客の名前と、作業用のファイルに入っていたと分かっている価格を検索します。

ScrubDrop がすること

ScrubDrop は .docx・.xlsx・.pptx をブラウザーの中で読み、ファイルはアップロードしません。見つけたものを一覧にします。カスタム プロパティを含むプロパティ、書いた人の名前が付いたコメントとメモ、変更した人の名前が付いた変更履歴、非表示のシート・行・列と、そのほかの扱う種類です。無料版は 1 回に 1 ファイルで、プロパティとコメントを取り除き、変更履歴は承諾して取り除きます。変更履歴をオンにして消した前の売主の名前は消え、足した文字は残ります。ScrubDrop Pro では、変更履歴をすべて拒否すること（画面の表記は「元に戻す」）や、作成者ごとに承諾するか拒否するかを選ぶことができます。相手にまだ変更を見せる必要がある契約書の案は、この方法で掃除するものではありません。

ScrubDrop Pro では、非表示のシート・行・列、他のファイルへのリンク、定義された名前のような目立たない種類も取り除き、複数のファイルをまとめて掃除して ZIP で返します。非表示のシート・行・列、定義された名前、他のファイルへのリンクを取り除くと、それを使っていた数式だけでなく、残るシートのすべての数式が最後に計算した値に置き換わります。数字の見た目は同じですが、もう計算はしません。非表示の行や列があり、条件の入ったフィルターか Excel のテーブルもあるシートは断ります。フィルターの条件やテーブルが、隠した行の中身を持つことがあるからです。フィルターを解除すると隠れていた行は消えずに表示されるので、相手に見せない行は先に Excel で削除してください。白い文字や極端に小さい文字、印刷範囲の外のセルは、どちらの版でも一覧にするだけで取り除きません。ScrubDrop は、どの取引事例を買主に見せてよいかを決めません。その行だけの写しを作るのは、あなたの手順のままです。掃除したファイルは、書き出しに使ったものとは別の読み取りのソフトウェアで読み直し、確認を通らないファイルは渡しません。PDF は読みません。

よくある質問

出典：このページからリンクした Microsoft のページは 2026 年 10 月 26 日に確認しました。ScrubDrop は Microsoft と提携していません。